แต่ก่อนการตรวจสอบเอกสารสิทธิไม่สามารถดำเนินการได้เพราะทางราชการถือเป็นเอกสารส่วนบุคคล ซึ่งสร้างความลำบากในการใช้ข้อมูลนี้ประกอบการประเมินค่าทรัพย์สินและการพิจารณาสินเชื่อของสถาบันการเงิน ดังนั้น ดร. โสภณ พรโชคชัย ประธานคณะกรรมการ มูลนิธิประเมินค่าทรัพย์สินแห่งประเทศไทย จึงได้ทำหนังสือถึงอธิบดีกรมที่ดิน เพื่อขอความกรุณา และในที่สุดทางกรมที่ดินก็ได้พิจารณาอนุมัติให้สามารถตรวจสอบเอกสารสิทธิ์ได้แล้ว
        โดยสรุปก็คือ ปัจจุบันนี้ ท่านใดที่มีสำเนาเอกสารสิทธิ์ หรือทราบเลขที่โฉนด สามารถไปยื่นหนังสือที่สำนักงานที่ดินที่เกี่ยวข้องเพื่อขอตรวจสอบได้ว่าใครเป็นเจ้าของ จำนองไว้หรือไม่ ฯลฯ เพราะเอกสารสิทธิ์ถือเป็นเอกสารสาธารณะที่ออกโดยทางราชการ ประชาชนทั่วไปสามารถรับทราบได้ตาม พรบ.ข้อมูลข่าวสารฯ อย่างไรก็ตามเรายังไม่สามารถไปสอบถามแบบเฉพาะเจาะจงรายบุคคล เช่น ไม่อาจถามว่า "ดร. โสภณ พรโชคชัย" มีอสังหาริมทรัพย์อยู่ที่ไหนบ้าง ทางราชการกรมที่ดินจะไม่ตรวจสอบให้ เพราะถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคล
        ต่อไปนี้โปรดดูรายละเอียด

9 พฤษภาคม 2544 

เรื่อง                 ขอความอนุเคราะห์เกี่ยวกับการตรวจสอบเอกสารสิทธิ์ ถ่ายสำเนาเอกสารสิทธิ์และระวางแผนที่
กราบเรียน         นายประวิทย์ สีห์โสภณ
                        อธิบดี กรมที่ดิน

สิ่งที่ส่งมาด้วย    1. หนังสือถึงอธิบดีกรมที่ดินท่านก่อน ลว. 14 มกราคม 2544 พร้อมสิ่งที่ส่งมาด้วยตามที่ระบุในหนังสือดังกล่าว
                        2. หนังสือตอบของกรมทิ่ดิน ลว. 22 มีนาคม 2544
                        3. วารสาร VAT News ฉบับล่าสุด

                        ตามที่กระผมในฐานะผู้แทนของผู้ประเมินค่าทรัพย์สิน ได้ทำหนังสือข้างต้นถึงท่านอธิบดีกรมที่ดิน
ท่านก่อนเพื่อขอความอนุเคราะห์ข้างต้น แต่ยังไม่ได้รับความอนุเคราะห์ และในโอกาสที่ท่านได้เข้ารับผิดชอบกรมที่ดิน
กระผมจึงทำหนังสือนี้มาเพื่อท่านโปรดพิจารณาให้ความอนุเคราะห์

                        อนึ่ง สำหรับสิ่งที่ขอความอนุเคราะห์มีสาระสรุปคือ ประการแรกขอความกรุณาในการตรวจสอบเอกสารสิทธิ์ และขออนุญาตถ่ายสำเนาเอกสารสิทธิ์ตามที่จำเป็น ณ สำนักงานที่ดินที่ขออนุญาตตรวจสอบ ประการที่สอง ขอความกรุณาตรวจสอบระวางแผนที่ และขออนุญาตถ่ายสำเนาระวางตามที่จำเป็นโดยโปรดอนุโลมคิดค่าถ่ายสำเนาตามจำนวนแผ่น (ปัจจุบันนี้คิดตามจำนวนแปลงที่ดินที่ปรากฏในเอกสารที่ถ่ายสำเนา ซึ่งบางกรณีถ่ายสำเนาติดแปลงที่ดินอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องเป็นจำนวนมาก ทำให้เสียค่าใช้จ่ายสูงมาก) ซึ่งสิ่งที่ขออนุเคราะห์นี้ จะมีส่วนสนับสนุนวิชาชีพประเมินค่าทรัพย์สินให้สามารถรับใช้สังคมเพื่อการฟื้นฟูเศรษฐกิจของประเทศไทยได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นประโยชน์ต่อทั้งสถาบันการเงิน และประชาชนผู้จำเป็นต้องใช้การประเมินค่าทรัพย์สินเพื่อการทำนิติกรรมต่าง ๆ ตลอดจนกรมที่ดินเองในฐานะหน่วยราชการที่ให้การอนุเคราะห์แก่สังคม

                        จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาและ ขอขอบพระคุณมา ณ โอกาสนี้

ขอแสดงความนับถือ

(นายโสภณ พรโชคชัย)

หมายเหตุ:         ปัจจุบัน กระผมเป็นประธานคณะอนุกรรมการประชาสัมพันธ์ สมาคมผู้ประเมินค่าทรัพย์สินแห่งประเทศไทย ซึ่งมีสมาชิกประมาณ 2,000 คน
                        มีสมาชิกเป็นผู้ประเมินค่าทรัพย์สินจากบริษัทประเมินเกือบทุกแห่ง สถาบันการเงินหน่วยราชการ เช่น ข้าราชการกรมที่ดินและราชการอื่น
                        และสถาบันการศึกษาด้านประเมินค่าทรัพย์สิน

๑๘ มิถุนายน ๒๕๔๔

เรื่อง                  ขอความอนุเคราะห์เกี่ยวกับการตรวจสอบเอกสารสิทธิ
เรียน                  นายโสภณ พรโชคชัย
อ้างถึง               หนังสือของท่านฉบับลงวันที่ ๙ พฤษภาคม ๒๕๔๔
สิ่งที่ส่งมาด้วย    สำเนาหนังสือกรมที่ดิน ที่ มท ๐๗๒๘/ว ๑๔๖๐๒ ลงวันที่ ๑๘ มิถุนายน ๒๕๔๔

                        ตามที่ท่านได้มีหนังสือถึงอธิบดีกรมที่ดินขอความอนุเคราะห์ ๒ ประการ คือ ประการแรก ขอความอนุเคราะห์ในการอำนวยความสะดวกจากกรมที่ดินโดยสำนักงานที่ดินแต่ละแห่ง ให้สมาชิกของสมาคมผู้ประเมินค่าทรัพย์สินแห่งประเทศไทยได้ตรวจสอบเอกสารสิทธิ และขออนุญาตถ่ายสำเนาเอกสารสิทธิ ตามที่จำเป็น ณ สำนักงานที่ดินที่ขอตรวจสอบ ประการที่สอง ขอความอนุเคราะห์ในการตรวจสอบระวางแผนที่และขออนุญาตถ่ายสำเนาระวางตามที่จำเป็น โดยให้อนุโลมคิดค่าถ่ายสำเนาตามจำนวนแผ่น ซึ่งในการขอความอนุเคราะห์ดังกล่าวนี้ หมายเฉพาะถึงสมาชิกสมาคมผู้ประเมินค่าทรัพย์สินแห่งประเทศไทย ผู้ไปติดต่อกับสำนักงานที่ดินพร้อมด้วยหนังสือแจ้งขอความอนุเคราะห์มาจากหน่วยงานต้นสังกัด และเขียนคำร้องในการขอตรวจสอบข้างต้นตามระเบียบของกรมที่ดิน นั้น
                        อธิบดีกรมที่ดินได้รับหนังสือของท่าน และได้พิจารณาแล้วให้แจ้งท่านทราบว่า ตามที่ท่านขอความอนุเคราะห์ประการแรก กรมที่ดินได้มีหนังสือเวียนแจ้งให้ทุกจังหวัดทราบ และสั่งสำนักงานที่ดินต่าง ๆ พิจารณาดำเนินการตามนัยดังกล่าวต่อไปแล้ว สำหรับคำขอความอนุเคราะห์ ประการที่สอง กรมที่ดินเห็นว่า การเก็บค่าธรรมเนียมในการถ่ายเอกสารรูปแผนที่จากระวางแผนที่เป็นการเก็บค่าธรรมเนียมตามกฎกระทรวงฉบับที่ ๔๗ (พ.ศ.๒๕๔๑) ออกตามความในพระราชบัญญัติให้ใช้ประมวลกฎหมายที่ดิน พ.ศ.๒๔๙๗ ซึ่งกรมที่ดินได้วางแนวทางปฏิบัติในเรื่องการเก็บค่าธรรมเนียมในการถ่ายเอกสารจากระวางแผนที่ไว้ตามหนังสือกรมที่ดินที่ มท ๐๗๐๖/๐๐๐๗๔ ลงวันที่ ๔ มกราคม ๒๕๔๒ โดยเก็บค่าธรรมเนียมในการถ่ายเอกสารรูปแผนที่จากระวางแผนที่เป็นค่าคำขอแปลงละ ๕ บาท ฉะนั้น จึงไม่สามารถที่จะอนุโลมให้คิดค่าถ่ายสำเนาระวางแผนที่ตามจำนวนแผ่นได้
                        อนึ่ง ในการขอตรวจสอบเอกสารสิทธิในที่ดินดังกล่าวข้างต้น ผู้ขอตรวจสอบจะต้องระบุหมายเลขเอกสารสิทธิในที่ดินที่จะขอตรวจสอบให้ชัดเจนด้วย หากไม่สามารถระบุให้ชัดเจนก็ไม่อาจให้ตรวจสอบได้
                        จึงเรียนมาเพื่อทราบ

ขอแสดงความนับถือ

(นายประทีป เจริญพร)
เลขานุการกรม

สำเนาหนังสือจากกรมที่ดิน ถึงผู้ว่าราชการจังหวัดทุกจังหวัด

๑๘ มิถุนายน ๒๕๔๔

เรื่อง                  ขอความอนุเคราะห์เกี่ยวกับการตรวจสอบ และถ่ายสำเนาเอกสารสิทธิในที่ดิน
เรียน                 ผู้ว่าราชการจังหวัด ทุกจังหวัด
อ้างถึง               หนังสือกรมที่ดิน ที่ มท ๐๗๐๑.๒/ว ๓๗๑๑๑ ลงวันที่ ๒๖ ตุลาคม ๒๕๔๒

                        ด้วยสมาคมผู้ประเมินค่าทรัพย์สินแห่งประเทศไทยได้ขอความอนุเคราะห์จากกรมที่ดินในการให้สำนักงานที่ดินแต่ละแห่งอำนวยความสะดวกแก่สมาชิกของสมาคมฯ ได้ตรวจสอบเอกสารสิทธิในที่ดิน และถ่ายสำเนาเอกสารสิทธิในที่ดินตามที่จำเป็น ซึ่งสมาชิกของสมาคมฯ จะมาติดต่อ ณ สำนักงานที่ดิน โดยจะมีหนังสือแจ้งขอความกรุณามาจากหน่วยงานต้นสังกัด และจะมายื่นคำขอตรวจสอบตามระเบียบของกรมที่ดิน
                        กรมที่ดินพิจารณาแล้วเห็นว่า โดยที่กระทรวงมหาดไทยได้กำหนดแนวทางปฏิบัติตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ ว่า เอกสารสิทธิในที่ดินถือว่าเป็นเอกสารมหาชนที่เปิดเผยแก่บุคคลทั่วไปได้ ซึ่งกรมที่ดินได้มีหนังสือตามที่อ้างถึงแจ้งมาให้ทราบแล้ว ประกอบกับเพื่อเป็นการสนับสนุนการฟื้นฟูระบบเศรษฐกิจของประเทศ กรมที่ดินจึงเห็นควรให้ความอนุเคราะห์แก่สมาชิกของสมาคมผู้ประเมินค่าทรัพย์สินแห่งประเทศไทย โดยให้สำนักงานที่ดินต่าง ๆ อำนวยความสะดวกแก่สมาชิกของสมาคมฯ ในการมาติดต่อขอตรวจสอบและถ่ายสำเนาเอกสารสิทธิในที่ดินตามที่จำเป็น ทั้งนี้ โดยให้สมาชิกของสมาคมฯ ผู้มาติดต่อแสดงหนังสือขอความอนุเคราะห์จากหน่วยงานต้นสังกัด และให้สมาชิกของสมาคมฯ ดังกล่าวยื่นคำขอและเสียค่าธรรมเนียมตามระเบียบ
                        อนึ่ง ในการขอตรวจสอบเอกสารสิทธิในที่ดินดังกล่าวข้างต้น ผู้ขอตรวจสอบจะต้องระบุหมายเลขเอกสารสิทธิในที่ดินที่จะขอตรวจสอบให้ชัดเจนด้วย หากไม่สามารถระบุให้ชัดเจนก็ไม่อาจให้ตรวจสอบได้
                        จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ และสั่งสำนักงานที่ดินต่าง ๆ ทราบและถือปฏิบัติตามนัยดังกล่าวต่อไป

ขอแสดงความนับถือ

(นายวันชัย ตัณฑ์สกุล)
รองอธิบดี ปฏิบัติราชการแทน
อธิบดีกรมที่ดิน

สำนักมาตรฐานการทะเบียนที่ดิน โทร. ๒๒๒๖๑๙๖ โทรสาร ๒๒๑๓๘๗๓